Patentarbeit – Lastverteilung, Outsourcing und Kollegenarbeit

Optimierung der Lastverteilung Ihrer Patentaufgaben und Patentarbeit

Unverhofft eilige Patentaufgaben sind für ein Unternehmen eigentlich überschaubar. Dies tritt gelegentlich dann auf, wenn Erfindungen schnell angemeldet werden müssen, weil droht, dass einem ein Wettbewerber ansonsten zuvor kommt oder weil eine Veröffentlichung der Erfindung ansteht (z.B. Ausstellung auf einer Messe oder Präsentation beim Kunden). Dazu hilft es meist, die Erfinder oder Entwickler so zu schulen, dass Sie die Erfindungsmeldungen rechtzeitig einreichen und Ihnen die Scheu vor dem Aufwand eine solche zu schreiben zu nehmen.

Ansonsten sind Amtsfristen im Bereich von 2-4 Monaten, oft mit Möglichkeit zur kostenlosen Verlängerung. Das ist gut planbar. Auch die Aufwände für Entscheidungen ob Jahresgebühren gezahlt werden sollen oder im Ausland nachangemeldet werden soll, ist bereits zum Zeitpunkt der Patentanmeldung planbar.

Eine schlechte Praxis ist, Erfindungsmeldungen aufgrund von Auslastung der Patentsachbearbeiter lange liegen zu lassen. Dies wird jedoch auch als Methode zur Lastverteilung genutzt oder kann natürlich auch chronischer personeller Unterbesetzung geschuldet sein. Aus psychologischer Sicht, sind hierbei jedoch andererseits auch die Gesetze von Parkinson wirksam.
Insgesamt sind die Patentarbeiten für Patentanmelder gut planbar. Dies gilt nur eingeschränkt für Dienstleister, wie externe Kanzleien, da dort noch Mandantenwünsche und von diesem vorgegebene Fristen zum Tragen kommen, die deutlich knapper sein können. Daher: Informieren Sie Ihren Patentanwalt möglichst frühzeitig über anfallende Aufgaben, die Qualität wird es Ihnen danken.


Unabhängig davon können Lastspitzen und Kapazitätsengpässe bei der Bewältigung der Arbeitslast auftreten, z.B. wenn viele Erfindungsmeldungen auf einmal eingereicht werden, Patentsachbearbeiter in den Urlaub, Elternzeit oder eine Auszeit gehen. Patentsacharbeit ist verhältnismäßig gut an externe Patentanwälte vergebbar. Auch bietet sich hier klassische Kollegenarbeit an. Im Prinzip muss der Erfinder anstatt dem Patentsachbearbeiter im Hause dann dem externen Anwalt die Erfindung erklären, so dass dieser eine gute Ausarbeitung erstellen kann. Der Erfinder wiederum segnet ab, was er in beiden Fällen tun würde. Somit entstehen unternehmensseitig kaum Mehraufwände. Dies gilt insbesondere bei wiederkehrender Beauftragung, wodurch die mit der Kollegenarbeit beauftragte Person bereits mit dem (ebenfalls wiederkehrenden) technischen Gebiet vertraut ist.

Zuweilen kommt es vor, dass firmeninterne Kalkulationen ergeben, dass Inhouse Patentanwälte teurer sind, als die Beauftragung externer Kollegen.

Kollegenarbeit

ist die Patentarbeit, die andere Personen für die Berufskollegen im beauftragenden Unternehmen oder einer Kanzlei tätigen. Dabei tritt der Kollege üblicherweise nicht als Vertreter gegenüber dem Patentamt auf, d.h. die Verfahrenshandlungen nimmt er nicht vor und zeichnet auch nicht. Die genaue Abgrenzung des Begriffs Kollegenarbeit ist unscharf und stellt in der Praxis prinzipiell ein Auftragsverhältnis mit konkreter Absprache und Auftrag dar. Die Kollegenarbeit kann auch von einem Nicht-Patentanwalt übernommen werden, beispielsweise von Patentsachbearbeitern in Ausbildung oder Kandidaten.

Patentaufgaben und Outsourcing

Patentarbeit outzusourcen oder gar die ganze Patentabteilung auszulagern ist eine gute Möglichkeit um Expertenwissen ins Unternehmen einzukaufen. Alternativ können Mitarbeiter geschult oder ein Patentanwalt angestellt werden. Die Schulung von Mitarbeitern ist aufwändig und erfordert wiederum Wissensträger. Die Anstellung eines Patentanwalts ist im Rahmen eines Vollzeitjobs ggf. zu viel für kleinere und mittelständische Unternehmen.

Üblicherweise beginnt ein wachsendes Unternehmen irgendwann Erfindungen zu haben, die vereinzelt noch von der Geschäftsleitung bearbeitet und an externe Patentanwälte weitergegeben werden können. Ab einem bestimmten Niveau empfiehlt sich eine firmeninterne Struktur und Prozesse einzuführen, wie Erfindungen erkannt und behandelt werden. Die Betreuung kann durch einen externen Patentanwalt oder Patentvertreter erfolgen, der sozusagen die Patentabteilung führt. Somit wäre diese ausgelagert. Vorteilhaft ist hierbei, dass nur die benötigte Leistung eingekauft wird, der externe Patentanwalt aber eine breite Erfahrung einbringen kann, die bei Inhouse-Mitarbeitern nicht vorliegen würde.

Die Erfinder, bzw. Entwickler sind die Know-How-Träger, die ihr Wissen vermitteln müssen um brauchbare Patentanmeldungen zu verfassen. Daher sollte der Patentanwalt die Erfinder führen, um dieses Know-How zeiteffizient zu übertragen. Für das Unternehmen, bzw. Vorgesetzte ist es eine Erleichterung, dass der Patentanwalt diesen Kontakt zu den Erfindern direkt übernehmen kann. Vorteil: Direkte Kommunikation, effiziente Kommunikationswege, dadurch bessere Qualität der Patentanmeldung.

Dennoch ist hierbei natürlich auf Strategien des Unternehmens Rücksicht zu nehmen, die der Erfinder vielleicht nicht so im Blick hat. Diesen strategischen Blick kann der Patentanwalt zusammen mit den Führungsverantwortlichen festlegen. Natürlich kann das auch unter Einbeziehung der Know-How-Träger stattfinden, da die technische Expertise oft entscheidend ist. Daher ist es gut, wenn Ihr Patentanwalt die Sprache der Erfinder spricht, idealerweise durch eigene Erfahrungen in der technischen Entwicklung, beispielsweise in einer Entwicklungsabteilung in der Industrie.